Кобра каталог сценариев
Выпуск A1 · для агентств
Обложка: сорок чатов превращаются в папки
← Все выпуски
Серия A · выпуск 1

Дело о сорока
клиентских чатах

Агентство ПрофиCRM внедряет клиентам CRM, телефонию и чат-платформы. Клиентов — сорок, внедренцев — пять. Каждый клиент живёт в своём телеграм-чате, и каждый уверен, что он один. К вечеру пятницы никто уже не помнит, кому что обещали.

Что меняется, когда у каждого клиента появляется папка, а у каждого чата — досье, которое читает агент? Смотрим на одну неделю Вадима. ↓

Действующие лица
Вадим
Вадим
Руководитель отдела внедрения в агентстве: CRM, телефония, чат-платформы — под ключ, десяткам клиентов сразу.
Чувствует: усталую собранность — «сорок проектов, пять человек — и все хотят «на этой неделе»»
Страница: Вадим →
Алина Коброва
Алина Коброва
Единое лицо в клиентских чатах агентства. Отвечает по проекту, ведёт этапы, собирает доступы.
Чувствует: профессиональное спокойствие — «сорок чатов? Значит, сорок папок»
Кобра
Кобра
Штаб: папка на каждого клиента, в папке — чаты, документы, доступы и MD-досье.
Чувствует: порядок — «у меня всё описано — даже то, о чём вы забыли»
Страница: Кобра →
Оркестратор
Оркестратор
Решает, какой агент отвечает в каком чате: по проекту, по счёту, по встрече.
Чувствует: дирижёрский слух — «сорок чатов — это не сорок ботов, это один оркестр»
Страница: Оркестратор →
Сцена: неделя из жизни отдела внедрения
Четверг, 21:40. Офис ПрофиCRM.
Вадим тонет в сорока чатах
Сорок!
Кадр 1 · Проблема

Контекст живёт в голове, а голов пять

Каждый клиент — отдельный чат, отдельная CRM, отдельные доступы и отдельная стадия внедрения. Вопрос «а на чём мы с ними остановились?» стоит десять минут чтения истории — и так сорок раз.

Внедренец уходит в отпуск — и вместе с ним уходит половина контекста. Новый сотрудник входит в проект две недели.

Боль не в объёме работы, а в диспетчеризации: люди тратят день на то, чтобы вспомнить, а не на то, чтобы сделать.
Понедельник. Заводим папки.
Чаты раскладываются по папкам
Порядок!
Кадр 2 · Решение

Папка на клиента, досье на чат

В Кобре каждый клиент — это папка: в ней чаты, документы, доступы и описание проекта. У каждого чата появляется MD-досье: кто участники, кто ЛПР, что за система внедряется, на каком этапе, что решили в прошлый раз.

Файл ведут агенты по ходу переписки, а человек может поправить руками — это обычный markdown.

Контекст переезжает из головы внедренца в папку проекта. Отпуск больше не выносит знание из компании.
💬 ПрофиCRM × сеть кофеен «Тёплый пар» · вт 10:12
Клиент · владелецПривет! Напомните, мы уже можем принимать заявки с сайта в CRM? И когда обучение менеджеров?
Алина · ПрофиCRMДоброе утро! Форма с сайта подключена в пятницу, заявки падают в воронку «Новые» — за выходные пришло 14. Обучение менеджеров стоит на чт 15:00, приглашение отправляла, продублирую 📅
Клиент · владелецА телефонию когда подключим?
Алина · ПрофиCRMЭтап «телефония» ждёт от вас доступ в личный кабинет оператора — запросила его 3 дня назад. Как только дадите, подключение занимает у нас один рабочий день. Прислать инструкцию, где взять доступ? 🙏
Кадр 3 · Как это выглядит

Клиент не заметил, что говорит с агентом

Ответ собран из папки: этап внедрения, дата обучения, что висит на стороне клиента. Ни один внедренец в этот момент не открывал чат.

Заодно агент напомнил про доступ — вежливо и по делу, потому что видит, что именно он блокирует следующий этап.

Клиент получает ощущение, что его проект ведут. Агентство — минус двадцать переключений контекста в день.
Среда. Вадим просто наблюдает.
Агент отвечает клиенту из папки
Само!
Кадр 4

Что остаётся людям

Агент закрывает статусы, напоминания, «пришлите доступы», «когда обучение», «куда падают заявки». Людям остаётся то, ради чего их нанимали: сама настройка, сложные интеграции и разговор с клиентом о его бизнесе.

Спорные и денежные вопросы агент не решает — эскалирует Вадиму. Это правило прописано в досье чата.

Правильная метрика — не «сколько сообщений написал бот», а сколько часов внедренца вернулось в работу.
Через месяц. Та же команда.
Доска клиентов в порядке
Сорок!
Кадр 5 · Итог

Пять человек, сорок клиентов, без овертаймов

Скорость ответа клиенту — минуты вместо «завтра посмотрю». Ни один запрос не потерялся: всё, что висит на клиенте, всплывает само.

И главное для владельца агентства: следующие двадцать клиентов не требуют нанимать ещё троих внедренцев.

Агентство продаёт не часы людей, а результат внедрения. Маржинальность проекта перестаёт зависеть от того, сколько раз клиент написал в чат.
За кадром: как это собирается
Шаг 1

Папка на клиента

  • Один клиент — одна папка: чаты, документы, доступы, описание проекта.
  • У папки свой MD: что внедряем, кто ведёт, на каком этапе, где лежат ключи.
Шаг 2

Досье чата

  • Участники с ролями и сторонами, ЛПР, стоп-темы, договорённости.
  • Ведётся агентом по ходу переписки, правится руками — см. выпуск #13.
Шаг 3

Кто отвечает

  • Оркестратор выбирает агента под намерение: статус, счёт, встреча, напоминание.
  • Режимы ответа настраиваются на каждый чат: только по тегу, по ключевым словам или сразу.
Шаг 4

Границы

  • Цены, сроки и спорные вопросы — эскалация человеку, это прописано в правилах чата.
  • Все действия агента логируются: видно, что он сделал и почему.